Allmänna handlingar

I kommunens diarier finns de olika nämndernas skrivelser, inkomna handlingar, beslut samt kallelser och protokoll som tillhör möten. Det är det register som främst används för att hålla ordning på handlingar inom kommunen.

Varje ärende får ett eget diarienummer när det registreras i diariet. Alla handlingar som hör till samma ärende samlas under samma diarienummer. Har du ett ärende hos kommunen och fått ett diarienummer är det bra att uppge det i framtida kontakter som gäller samma sak.

Kommunens arkiv består av handlingar från 1800-talet och framåt.

Det mesta är sådant som kommunen själv eller någon av dess föregångare har skapat eller fått in, till exempel protokoll från styrelser och nämnder eller diarieförda handlingar. Det finns också handlingar från olika föreningar och privata arkiv, men kommunen förvarar framför allt sådant som tillhör kommunens ansvarsområden.

Till arkivet kommer sådana handlingar som inte längre behövs i verksamheterna. Det innebär att handlingar i regel lämnas till arkivet efter ungefär tre till fem år.

Varje nämnd i kommunen ansvarar för sina egna handlingar. När de inte behövs för verksamheten längre kan de slutarkiveras och då övergår ansvaret – och ägandeskapet – till kommunarkivet.

Vad som händer med en handling när den inte längre behövs för verksamheten bestäms av nämndernas informationshanteringsplaner. Vissa handlingar gallras (förstörs). Du hittar kommunens informationshanteringsplaner här.

Om nämnden själv förvarar handlingarna som allmänheten begär ut så är det nämnden som lämnar ut handlingen. Arkivet lämnar ut det som slutarkiverats.

Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip för Sveriges statsskick. Den är inskriven i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Principen innebär att allmänheten ska ha insyn kommunens och andra myndigheters verksamhet.

Offentlighetsprincipen kan sägas består av fyra byggstenar:

• Yttrande- och tryckfrihet – bl.a. att tjänstemän på myndighet får berätta om sitt arbete.
• Meddelarfrihet – tjänstemän får ge information till medier.
• Förhandlingsoffentlighet – domstolsförhandlingar och beslutande möten är oftast öppna för allmänheten.
• Handlingsoffentlighet – alla får läsa myndighetens offentliga handlingar.

Även kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande omfattas.